Rahasia UMKM Sukses : Mengenali Kekuatan Bisnis dari Dalam - Makin Cerdik

Pernah gak kamu mikir, kenapa warung sebelah bisa rame terus, tapi warung kamu sepi? Atau kenapa toko online tetangga laris manis, padahal jual produk yang sama dengan kamu?

Jawabannya ternyata gak melulu soal harga murah atau produk bagus loh. Ada satu hal penting yang sering dilupakan para pemilik UMKM yaitu kekuatan dari dalam bisnis sendiri. Itu sama kayak kamu perlu tahu kelebihan dan kekuranganmu sebelum berkompetisi, bisnis juga gitu kok.

Nah, pada artikel ini kita bakal bahas cara-cara praktis buat kamu yang punya UMKM supaya bisa mengenali dan memaksimalkan kekuatan bisnis sendiri.

Gak pakai istilah ribet, Gak pakai teori yang bikin pusing. Semuanya bakal kita jelasin dengan bahasa yang gampang dipahami dan langsung bisa dipraktekkan. Jadi yuk, kita mulai!

Apa Itu Lingkungan Internal Bisnis? 

bayangkan kamu punya warung makan. Sebelum promosi besar-besaran atau perang harga sama kompetitor, kamu pasti cek dulu kan pegawai kamu ada berapa, modal cukup atau gak, peralatan masak masih bagus gak, dan resep masakan udah pas belum.

Nah, semua yang ada di dalam bisnis kamu itu namanya lingkungan internal. Ini mencakup:

• Karyawan atau pegawai kamu

• Uang atau modal yang kamu punya

• Peralatan atau teknologi yang kamu pakai

• Cara kerja tim kamu

• Sistem yang kamu gunakan buat jalanin bisnis

Semua ini adalah hal-hal yang bisa kamu kontrol langsung, ini berbeda dengan hal-hal di luar seperti kebijakan pemerintah atau cuaca yang gak bisa kamu atur.

Lalu kenapa hal ini penting? Karena kalau kamu paham apa kekuatan dan kelemahan bisnis kamu sendiri, kamu bisa bikin rencana yang lebih masuk akal. Percuma dong punya target omzet gede kalau ternyata pegawai cuma 2 orang dan modal pas-pasan.

Delapan Hal Penting yang Harus Kamu Perhatikan dalam Bisnis

Sekarang mari kita bahas hal-hal penting yang perlu kamu perhatikan sebagai pelaku UMKM. Beberapa diantaranya adalah

1. Tim atau Pegawai Kamu

Ini yang paling penting! Mau bisnis kamu sebagus apa pun, kalau yang jalanin ajah gak becus atau males-malesan, ya percuma ajah.

Misalnya kamu punya warung kopi nih, nah baristamu tuh jago bikin kopi dan ramah sama pelanggan, itu udah jadi nilai plus. Tapi tapi bayaingin deh kalo dia ternyata jutek atau asal-asalan bikin kopi, ya pelanggan bakal kapok datang lagi.

Banyak pemilik UMKM yang ngerasa investasi buat training pegawai itu buang-buang duit. Padahal kenyataannya ini investasi penting banget lho! Pegawai yang terampil dan semangat kerja itu aset berharga yang gak bisa diukur dengan uang.

2. Budaya Kerja atau Kebiasaan di Bisnis Kamu

Setiap bisnis punya "kepribadian" sendiri. Ada yang santai tapi tetep produktif, ada yang ketat tapi hasilnya bagus. Konsep ini itu yang namanya budaya kerja.

Contoh sederhananya di toko kamu, ada kebiasaan senyum, sapa dan salam setiap pelanggan masuk gak? Atau kebiasaan selalu cek kualitas produk sebelum kirim ke pelanggan? Itu semua juga bagian dari budaya kerja.

Nah budaya kerja yang positif tuh bikin pelanggan betah dan pegawai juga nyaman. Ini keunggulan yang susah ditiru kompetitor loh!

3. Cara Pembagian Tugas

Yang ketiga cara kamu membagi tugas, ini tentang siapa dan apa dia di bisnis kamu? Ini penting supaya gak ada yang kerja dobel-dobel atau malah gak ada yang ngerjain sesuatu karena mikir "itu kan tugasnya si A".

Kalau bisnis kamu masih kecil dan cuma kamu sendiri, ya gak masalah. Tapi kalau udah mulai gede dan punya pegawai, kasih tahu yang jelas siapa yang tanggung jawab untuk apa. 

Misalnya nih si A handle kasir, si B handle stok barang, kamu sendiri bisa handle supplier dan marketing.

4. Kondisi Keuangan

Yang keempat masalah uang, Ini sebenarnya basic banget tapi sering kali diabaikan. Berapa modal yang kamu punya? Uang kas sehari-hari cukup gak? Punya hutang berapa?

Kondisi keuangan yang sehat bakal kasih kamu ruang buat berkembang. Misalnya mau beli alat baru, buka cabang, atau stok barang lebih banyak. Kalau keuangan pas-pasan, ya kudu lebih hati-hati ambil keputusan.

Banyak UMKM yang keburu nafsu ekspansi padahal uang yang mereka punya sangat pas-pasan. Ya ujung-ujungnya malah gulung tikar karena gak sanggup bayar ini itu.

5. Teknologi dan Alat Bantu

Kelima teknologi, ingat bahwa zaman sekarang, teknologi bukan barang mewah lagi tapi kebutuhan. Tapi tenang gak perlu yang canggih-canggih kok. Yang sederhana aja udah cukup membantu.

Contohnya:

• Pakai aplikasi kasir digital biar gak perlu pencatatan manual

• Pakai WhatsApp Business buat komunikasi sama pelanggan

• Pakai spreadsheet sederhana buat pantau stok barang

• Pakai online payment atau QRIS biar pelanggan gak ribet bayar pakai cash

UMKM yang pakai teknologi sederhana aja udah bisa jauh lebih efisien dibanding yang masih full manual loh. Dan pelanggan juga lebih senang karena transaksi lebih gampang.

6. Sistem Kerja dari Hulu ke Hilir

Kemudian keenam sistem kerja, ini tentang gimana alur kerja bisnis kamu dari awal sampai akhir. Contoh kalau kamu jualan baju online:

• Beli bahan atau produk jadi dari supplier

• Cek kualitas barang

• Foto produk

• Upload ke marketplace/sosmed

• Terima orderan

• Packing

• Kirim ke ekspedisi

• Follow up pelanggan

Kalau misal satu aja dari tahapan ini berantakan, bisa bikin kacau semua. Misalnya supplier telat kirim, otomatis kamu juga telat kirim ke pelanggan. Pelanggan komplain, rating turun, dan reputasi kamu jadi buruk deh.

Makanya penting banget memperhatikan hal ini, jadi kamu harus punya sistem yang lancar dari hulu sampai hilir.

7. Kemampuan Berinovasi

Jangan stuck di zona nyaman! Ini karena bisnis yang gak pernah berinovasi lama-lama bakal ditinggalin pelanggan. Tenang inovasi itu gak harus yang wah banget kok. Bisa dimulai dari hal-hal kecil seperti :

• Tambah varian rasa baru

• Ganti packaging yang lebih menarik

• Kasih promo berbeda dari biasanya

• Coba platform jualan baru

• Tingkatkan pelayanan

Yang penting, jangan pernah berhenti belajar dan mencoba hal baru yang kemungkinan bisa membuat bisnis mu berkembang tetapi tepat mempertimbangkan setiap risiko yang akan muncul .

8. Kamu sebagai Pemilik Bisnis

Last but not least, kamu sendiri! Sebagai pemilik bisnis, kamu adalah nahkoda kapal. Gimana cara kamu memimpin, mengambil keputusan, dan memotivasi tim itu akan sangat menentukan arah bisnis.

Pemilik bisnis yang visioner dan memberi contoh baik bisa bawa bisnis ke level yang lebih tinggi. Sebaliknya, kalau kamu sendiri males atau asal-asalan, ya jangan harap bisnis bisa maju.

Analisis SWOT: Cara Gampang Cek Kekuatan Bisnis

Setelah kita membahas apa saja hal yang kamu perlu perhatikan dalam bisnis kamu selanjutanya mari kita bahas cara cek kekuatan bisnis kamu, potensinya di mana. Sebelumnya pernah denger istilah SWOT? Ini singkatan dari:

• Strengths (Kekuatan), apa yang jadi keunggulan bisnis kamu

• Weaknesses (Kelemahan), apa yang masih kurang dari bisnis kamu

• Opportunities (Peluang), kesempatan apa yang bisa kamu manfaatkan

• Threats (Ancaman), apa yang bisa mengancam bisnis kamu

Dua yang pertama S dan W itu tentang internal bisnis kamu. Dua yang terakhir O dan T tentang hal-hal di luar bisnis kamu.

Cara Praktis Bikin Analisis SWOT untuk UMKM

Lalu gimana sih cara menggunakan analisis SWOT untuk UMKM? Nih kita kasih caranya petama ambil selembar kertas, bagi jadi 4 kotak. Terus isi dengan jujur:

Kotak 1 - Kekuatan (S) 

Apa sih yang bikin bisnis kamu unggul? Contoh:

• Produk kamu punya rasa yang khas

• Lokasi strategis

• Harga bersaing

• Pegawai ramah dan loyal

• Udah punya pelanggan tetap

Kotak 2 - Kelemahan (W) 

Apa yang masih kurang? Di sini intinya jangan malu ngaku ya, ini buat evaluasi kok. Contoh:

• Modal terbatas

• Cuma bisa produksi dikit

• Belum punya sistem pembukuan yang rapi

• Belum banyak yang kenal brand kamu

• Gak ada pegawai, jadi semua kamu kerjain sendiri

Kotak 3 - Peluang (O)

Kesempatan apa yang bisa kamu ambil? Contoh:

• Kompetitor di daerah kamu masih sedikit

• Lagi tren produk kayak yang kamu jual

• Ada program bantuan modal dari pemerintah

• Banyak yang mulai belanja online

Kotak 4 - Ancaman (T) 

Apa yang bisa ganggu bisnis kamu? Contoh:

• Kompetitor besar buka di deket tempat kamu

• Harga bahan baku naik terus

• Peraturan baru yang bikin ribet

• Daya beli masyarakat menurun

Terus Gimana Setelah Bikin SWOT?

Nah, setelah bikin SWOT, kamu jadi tahu posisi bisnis kamu sekarang ada di mana. Langkah selanjutnya:

• Maksimalkan Kekuatan, Fokus ke apa yang udah jadi keunggulan kamu. Misalnya kalau produk kamu punya rasa khas, fokus promosikan  itu. Bikin pelanggan tahu bahwa cuma di tempat kamu mereka bisa nemu rasa itu.

• Perbaiki Kelemahan, Prioritaskan perbaikan di area yang paling krusial dulu. Misalnya kalau masalah utama kamu adalah pembukuan berantakan, mulai rapiin itu. Gak perlu pakai software mahal, Excel sederhana juga udah cukup kok.

• Manfaatkan Peluang, Kalau ada peluang, jangan ragu ambil! Tapi pastikan sesuai dengan kemampuan bisnis kamu. Jangan sampe keburu nafsu ambil peluang yang ternyata di luar kapasitas.

• Antisipasi Ancaman, Bikin rencana cadangan buat hadapi ancaman. Misalnya kalau takut harga bahan baku naik, coba cari supplier alternatif atau kurangi ketergantungan ke satu supplier aja.

Pegawai adalah Aset Berharga (Meski Cuma Satu Dua Orang)

Banyak pemilik UMKM yang meremehkan pentingnya pegawai. "Ah, cuma helper aja kok." Padahal, pegawai yang bagus bisa ngebawa bisnis kamu naik level berikutnya loh! Maka ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan untuk pegawaimu :

Perlakukan Pegawai dengan Baik

Meski bisnis kamu kecil dan gajinya pas-pasan, tetep perlakukan pegawai dengan respect. Karena mereka yang bantu kamu jalanin bisnis kamu sehari-hari.

Beberapa hal sederhana yang bisa kamu lakuin:

• Bayar gaji tepat waktu (ini penting banget!)
• Kasih bonus kalau lagi untung banyak
• Apresiasi kalau mereka kerja bagus
• Dengerin kalau mereka punya saran atau keluhan
• Sesekali kasih makan atau jajan bareng

Pegawai yang merasa dihargai bakal kerja lebih semangat dan loyal sama bisnis kamu.

Ajarin Pegawai Skill Baru

Sering muncul pemikiran oleh pemilik UMKM kususnya yang baru mulai berkembang. "Wah, kalau gue ajarin nanti dia jadi pinter, terus resign, gimana?" Pemikiran ini sering muncul pada benak pemilik UMKM kususnya yang baru mulai berkembang.

Ini mindset yang salah. Justru kalau kamu gak ajarin apa-apa, mereka gak berkembang dan bisnis kamu malah punya risiko mandek. Risiko nya sih memang ada, dia bisa aja resign setelah pinter, tapi itu jauh lebih baik daripada bisnis kamu mati atau stuck karena pegawai gak becus.

Tenang mentraining pegawai gak perlu yang mahal kok. Bisa dengan:

• Ajarin ajah langsung waktu kerja

• Kasih video tutorial YouTube buat dipelajari

• Kirim ikut workshop atau pelatihan gratis dari pemerintah

• Sharing pengalaman dari kesalahan yang pernah terjadi

Pegawai yang terampil sama dengan bisnis jalan lebih lancar dan kamu bisa fokus ke pengembangan bisnis.

Budaya Kerja yang Pas Bikin Bisnis Jalan Mulus

"Ah, budaya kerja itu kan buat perusahaan besar. Bisnis gue kecil mah gak perlu." Ini adalah pemikiran yang salah besar.

Meski bisnis kamu kecil, tetep perlu punya budaya kerja yang jelas. Budaya kerja itu simpelnya ya kebiasaan-kebiasaan baik yang diterapkan di bisnis kamu.

Contoh Budaya Kerja yang Bagus untuk UMKM

• Budaya Pelayanan Ramah, biasain semua orang di bisnis kamu termasuk kamu sendiri untuk ramah ke pelanggan. Senyum, sapa, salam adalah hal simpel yang bikin pelanggan senang.

• Budaya Jujur dan Transparan, jujur soal kualitas produk, jujur soal harga, jujur soal ongkir. Pelanggan menghargai kejujuran kok. Dan ini juga berlaku internal, kamu jujur sama pegawai, pegawai jujur sama kamu.

• Budaya Belajar Terus, Biasain nanya ke pelanggan: "Gimana rasanya? Ada saran?" Atau diskusi sama pegawai "Menurut kamu gimana caranya biar lebih cepet?" Budaya terbuka terhadap feedback dan improvement ini penting banget.

• Budaya Tanggung Jawab, Kalau ada yang salah, akui dan perbaiki walau itu kamu sendiri. Jangan malah lempar-lemparan kesalahan. Ini bikin tim solid dan pelanggan percaya.

Budaya Kerja Harus Sejalan dengan Cara Bisnis Kamu

Ini penting banget, budaya kerja harus match sama cara kamu berbisnis. Misalnya nih kamu bilang "customer is king" tapi karyawan kamu malah jutek sama pelanggan. Iya gak nyambung kan?

Atau kamu mau bisnis kamu dikenal sebagai yang cepat, tapi sistem kerja internal berantakan jadi sering telat. Nah, ini yang namanya gak sejalan.

Makanya, pastikan semua orang di bisnis kamu paham dan praktekin budaya kerja yang sama. Kamu sebagai owner harus jadi contoh duluan!

Cara Kerja Efisien: Dari Beli Bahan Sampai Jadi Duit

Sekarang kita bahas soal alur kerja atau bahasa kerenya itu disebut value chain. Sederhananya, ini adalah rangkaian aktivitas dari awal sampai akhir dalam bisnis kamu.

Contoh Alur Kerja Warung Makan

Mari kita pakai contoh warung makan biar gampang dipahami:

Tahap 1: Beli Bahan, Kamu beli sayur, daging, bumbu dari pasar atau supplier. Ini tahap paling awal.

Tahap 2: Cek Kualitas, Begitu bahan sampai, kamu cek: segar gak, lengkap gak, sesuai pesanan gak.

Tahap 3: Masak, Ini proses produksi kamu. Dari bahan mentah jadi masakan siap saji.

Tahap 4: Penyajian, Tata makanan dengan menarik, kasih ke pelanggan dengan ramah.

Tahap 5: Pelayanan, Selama pelanggan makan, kamu tetep standby. Ada yang kurang? Langsung dilayani.

Tahap 6: Pembayaran, Pelanggan bayar, kamu kasih struk atau nota sederhana.

Tahap 7: Follow Up, tanya ke pelanggan bisa "Gimana rasanya? Cocok nggak?" Ini penting buat dapet feedback dari mereka untuk evaluasi.

Cari Tahu Mana yang Boros, Mana yang Efisien

Setelah kamu tahu alur kerja lengkapnya, sekarang saatnya menganalisa:

• Tahap mana yang paling ngabisin waktu?

• Tahap mana yang paling mahal?

• Tahap mana yang sering error atau salah?

• Tahap mana yang menurut pelanggan paling penting?

Misalnya kamu nemu bahwa tahap beli bahan itu ngabisin waktu 2 jam sehari karena harus ke pasar. Solusinya gimana? Kamu bisa coba cari supplier yang bisa antar ke tempat kamu.

Mungkin harganya sedikit lebih mahal, tapi kamu hemat 2 jam yang bisa dipake buat hal lain yang lebih produktif.

Atau misalnya kamu nemu bahwa tahap masak sering telat karena peralatan masak kurang. Mungkin saatnya investasi beli kompor atau panci tambahan.

Perbaikan Kecil, Dampak Besar

Kamu gak perlu ubah semua sekaligus. Pilih satu atau dua tahap yang paling krusial, perbaiki dulu. Lihat hasilnya. Kalau bagus, lanjut ke tahap berikutnya.

Banyak UMKM yang berhasil naik level cuma gara-gara memperbaiki satu proses aja. Misalnya yang tadinya packing asal-asalan jadi packing rapi dan menarik, dengan ini saja pelanggan bisa jadi lebih seneng, review bagus, orderan naik.

Teknologi Sederhana yang Bisa Bantu Bisnis Kamu

Dalam pengembangan bisnis ada juga pelaku UMKM yang berpikir seperti ini "Ah, bisnis gue kecil, gak perlu teknologi canggih." 

Itu betul, kamu memang gak perlu yang canggih. Tapi teknologi sederhana tetep perlu! Dan kabar baiknya, banyak yang gratis atau murah kok.

Aplikasi dan Tools yang Bisa Kamu Pakai

Berikut adalah beberapa aplikasi dan tools yang bisa kamu pakai untuk membantu bisnis kamu cepat berkembang.

WhatsApp Business (Gratis), ini wajib banget! Fiturnya lebih lengkap dari WA biasa:

• Bisa bikin katalog produk

• Auto reply kalau kamu lagi gak bisa balas

• Label pelanggan misalnya: pelanggan baru, pelanggan VIP, dll

• Statistik pesan

Aplikasi Kasir Digital, Banyak pilihan yang gratis atau murah, misalnya Pawoon, Kasir Pintar, Moka. Keuntungannya:

• Gak perlu nyatet manual

• Otomatis bikin laporan penjualan

• Tahu produk mana yang paling laris

• Bisa pantau stok barang

Spreadsheet bisa Excel atau Google Sheets dan ini gratis, bisa multi fungsi banget lagi:

• Catat pemasukan dan pengeluaran

• Pantau stok barang

• Bikin invoice sederhana

• Analisa penjualan

Platform Jualan Online, Manfaatin marketplace Tokopedia, Shopee, dll atau sosmed seperti instagram dan Facebook. Jangan cuma satu platform, coba beberapa sekaligus. Nanti kamu bisa lihat mana yang paling cocok.

Payment Digital, Terima pembayaran via QRIS, GoPay, OVO, dll. Sekarang banyak orang lebih suka bayar digital daripada cash. Plus, kamu jadi punya jejak digital transaksi yang lebih rapi.

Jangan Takut Coba Teknologi Baru

Banyak pemilik UMKM yang takut atau males coba teknologi baru. Padahal sebenernya gak sesulit yang dibayangkan kok.

Tips supaya gak overwhelmed:

• Mulai dari satu aplikasi dulu, jangan langsung banyak

• Cari tutorial di YouTube, banyak yang gratis dan lengkap

• Tanya ke temen atau keluarga yang udah pake

• Coba versi gratis dulu sebelum beli yang berbayar

• Pelan-pelan aja, gak perlu buru-buru jadi expert

Yang penting, jangan anti sama teknologi. UMKM yang mampu menggunakan teknologi meski sederhana punya peluang lebih besar buat berkembang.

Tips Praktis Buat UMKM: Action Items yang Bisa Langsung Dipraktekkan

Oke, setelah kita udah banyak bahas teori di atas. Sekarang, saatnya apa yang bisa kamu lakukan mulai hari ini? Berikut adalah beberapa tips parktis yang bisa kamu terpakan.

Minggu Pertama: Kenali Bisnis Kamu

• Hari 1-2: Bikin Daftar Kekuatan dan Kelemahan, ambil kertas, tulis dengan jujur apa kekuatan dan kelemahan bisnis kamu. Jangan kebanyakan mikir, tulis aja apa yang ada di kepala.

• Hari 3-4: Analisa Alur Kerja, tulis step by step gimana bisnis kamu jalan dari awal sampai akhir. Tandain mana yang lancar, mana yang sering bermasalah.

• Hari 5-7: Observasi dan Tanya Feedback, perhatiin gimana bisnis kamu jalan sehari-hari. Tanya ke pegawai: menurut mereka apa yang perlu diperbaiki? Tanya ke pelanggan: apa yang mereka suka dan nggak suka?

Bulan Pertama: Perbaikan Kecil yang Penting

• Rapi-rapiin Pencatatan Keuangan, Kalau selama ini kamu asal-asalan catat pemasukan pengeluaran, mulai sekarang rapiin. Minimal pakai Excel sederhana. Jadi biasain catat setiap hari.

• Coba Satu Teknologi Baru, Pilih satu saja untuk membiasakan dulu. Misalnya mulai pakai WhatsApp Business atau aplikasi kasir sederhana. Fokus sampai terbiasa dulu, baru coba yang lain.

• Perbaiki Satu Proses yang Paling Bermasalah, Dari analisa alur kerja tadi, pilih satu proses yang paling sering bikin masalah. Fokus perbaiki itu dulu sampai beres.

• Mulai Minta Feedback Pelanggan, untuk mendapatkan feedback penting biasain tanya ke pelanggan seperti "Gimana? Ada saran?" Catat semua masukan, nanti dipelajari mana yang bisa diterapkan.

Tiga Bulan Pertama: Evaluasi dan Lanjutkan

• Lihat Dampak Perbaikan, Setelah kamu perbaiki beberapa hal, lihat hasilnya. Apakah omzet naik? Pelanggan lebih puas? Kerja jadi lebih efisien? Catat semua perubahan.

• Lanjutkan Perbaikan Berikutnya, Kalau perbaikan pertama berhasil, lanjut ke area berikutnya yang perlu diperbaiki. Jangan buru-buru, pelan-pelan tapi konsisten.

• Evaluasi Keuangan, Cek kondisi keuangan seperti laba rugi gimana? Arus kas sehat gak? Kalau ada masalah, cari solusinya. Mungkin perlu kurangi pengeluaran atau cari cara nambah pemasukan.

Mulai dari yang Kecil, Konsisten adalah Kunci

Memahami kekuatan dan kelemahan bisnis sendiri itu bukan hal yang ribet atau cuma buat perusahaan besar. UMKM kecil-kecilan pun perlu dan bisa melakukannya kok.

Yang penting adalah mulai dari yang sederhana dan konsisten melakukannya.

Kamu gak perlu langsung pakai tools canggih atau hire konsultan mahal. Cukup dengan kertas, pulpen, kejujuran, dan kemauan untuk evaluasi diri, kamu udah bisa mulai.

Ingat, bisnis yang sukses itu bukan yang langsung besar, tapi yang terus berkembang. Perbaikan kecil yang dilakukan konsisten lama-lama jadi perbaikan besar. Hari ini lebih baik dari kemarin, besok lebih baik dari hari ini kalau konsisten gini, setahun lagi bisnis kamu pasti udah jauh lebih bagus.