Fungsi Controlling dalam Manajemen : Definisi, Proses dan Isu Kontemporer Pengendalian - Makin Cerdik

Di dalam dunia bisnis seperti sekarang yang sangat kompetitif ada banyak sekali faktor yang dapat mempengaruhi keberlanjutannya suatu organisasi baik internal maupun eksternal. Nah salah satu faktor yang dapat mempengaruhinya adalah manajemen pengendalian.

Controlling atau pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat krusial untuk memastikan organisasi berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuannya. Fungsi ini adalah kompas yang mengarahkan seluruh aktivitas organisasi agar tetap berada pada jalurnya.

Pada artikel kali ini kita akan mengupas apa itu controlling dalam manajemen, mulai dari definisi, karakteristik, proses, hingga isu-isu kontemporer yang perlu diperhatikan oleh para manajer atau pimpinan organisasi.

Pengertian Controlling Dalam Manajemen

Pertama apa itu controlling? controlling atau pengendalian dalam manajemen merupakan fungsi yang berfokus pada pemantauan, evaluasi, dan perbaikan kinerja guna memastikan seluruh kegiatan dalam organisasi berjalan sesuai dengan perencanaan.

Controlling adalah proses sistematis dalam menetapkan standar kinerja, mengukur kinerja aktual, membandingkannya dengan standar, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk memastikan tujuan organisasi tercapai dengan efektif dan efisien.

Fungsi pengendalian saling terkait dengan fungsi manajemen lainya. Nah controlling inilah yang menjadi verifikasi untuk memastikan bahwa semua rencana, struktur, dan arahan yang telah ditetapkan benar-benar diimplementasikan dengan tepat.

Karakteristik Controlling

Secara umumnya controlling memiliki empat karakteristik utama yang dapat menjadi elemen pembentuk dari inti proses pengendalian, karakteristik tersebut antara lain :

1. Standar

Pertama standar, standar merupakan kriteria yang ditetapkan sebagai acuan untuk menilai kinerja. Nah standar ini dapat berupa jumlah produksi, tingkat penjualan, atau angka finansial, maupun kriteria kualitatif seperti kualitas layanan atau kepuasan pelanggan.

Penerapan standar yang jelas dan terukur merupakan fondasi penting dalam proses pengendalian, hal itu karena standar yang jelas akan memberikan arah dan tujuan yang spesifik bagi seluruh anggota organisasi.

2. Pengukuran

Pengukuran merupakan proses mengumpulkan data dan informasi terkait dengan kinerja aktual organisasi. Kegiatan seperti observasi, dokumentasi, dan analisis sistematis terhadap aktivitas dan hasil kinerja terjadi pada proses ini.

Untuk memberikan gambaran yang nyata tentang kondisi dan performa organisasi maka sebuah pengukuran yang akurat dan tepat waktu sangat penting untuk dilakukan.

3. Perbandingan

Ketiga perbandingan, perbandingan merupakan tahap membandingkan hasil pengukuran kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan.

Pada tahap ini, penyimpangan akan terdeteksi, baik itu penyimpangan positif dimana kinerja melebihi standar maupun negatif saat kinerja di bawah standar

Proses perbandingan ini penting karena memungkinkan manajemen untuk mengenali area yang mana yang membutuhkan perhatian dan perbaikan lebih.

4. Aksi Perbaikan

Kemudian karakteristik berikutnya, jika area yang bermasalah sudah dikenali maka proses selanjutnya tentu adalah melakukan aksi perbaikan, ini merupakan karakteristik keempat dari pengendalian.

Aksi perbaikan merupakan langkah nyata yang diambil berdasarkan hasil perbandingan untuk mengoreksi penyimpangan yang terjadi atau untuk menyesuaikan standar jika diperlukan.

Nah, bentuk dari tindakan ini bisa beragam, mulai dari perubahan metode kerja, pelatihan tambahan, hingga restrukturisasi organisasi. Sebuah aksi perbaikan yang tepat dan cepat adalah kunci memastikan proses pengendalian berjalan efektif.

Sifat dan Pentingnya Controlling

Selain karakteristik, controlling juga memiliki beberapa sifat mendasar yang tak kalah penting untuk kita pahami. Beberapa sifatnya diantaranya yakni :

1. Berkelanjutan

Kenapa berkelanjutan? karena controlling bukan hanya kegiatan sekali jalan melainkan sebuah proses yang berlangsung terus menerus selama organisasi masih berjalan.

2.  Proaktif dan Reaktif

Sebuah pengendalian yang efektif itu tidak hanya reaktif terhadap masalah yang terjadi, tetapi juga bersifat proaktif dalam mengantisipasi potensi masalah yang bisa terjadi.

3. Fleksibel

Untuk beradaptasi dengan dinamika lingkungan maupun organisasi, sebuah sistem pengendalian harus cukup fleksibel agar terus relevan dengan perubahan yang ada.

4. Berorientasi Tujuan

Sebagai salah satu fungsi manajemen tentu fokus utama dari controlling adalah memastikan tercapainya tujuan organisasi.

Lalu apa sih pentingnya pengendalian dalam organisasi? ada beberapa alasan mengapa controlling memiliki peran yang cukup penting dalam organisasi khususnya menyangkut fungsinya dalam manajemen. Beberapa alasannya adalah :

1. Mengidentifikasi Penyimpangan

Controlling dapat membantu mengidentifikasi penyimpangan dari rencana lebih dini, sehingga tindakan korektif dapat segera diambil.

2. Memastikan Efisiensi

Kedua controlling dapat membantu mencegah pemborosan sumber daya dan memastikan operasi berjalan efisien dengan melalui pengawasan dan evaluasi yang ketat.

3.  Meningkatkan Akuntabilitas

Kemudian yang ketiga controlling memperkuat akuntabilitas di semua level organisasi karena setiap lini bertanggung jawab atas kinerja mereka.

4. Mendukung Pengambilan Keputusan

Data yang diperolah dari proses controlling dapat digunakan untuk menjadi dasar pengambilan keputusan yang lebih baik.

5. Memfasilitasi Koordinasi

Dan yang kelima controlling membantu memastikan koordinasi yang efektif antar berbagai departemen dalam organisasi.

Tiga Langkah Dalam Proses Controlling

Selanjutnya mari kita bahas bagaimana tahapan atau proses dari controlling itu terjadi? Nah pada umumnya suatu proses pengendalian terdiri dari tiga langkah utama yakni :

1. Mengukur Kinerja Aktual

Langkah pertama dalam proses controlling adalah mengukur kinerja aktual organisasi. Pengukuran ini sendiri dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti observasi, laporan tertulis, statistik operasional hingga audit.

Pada tahap ini penting untuk memastikan bahwa metode pengukuran yang digunakan relevan dan akurat. Data yang dikumpulkan harus mencerminkan aspek-aspek penting kinerja organisasi, serta metode pengumpulan data harus disesuaikan dengan jenis informasi yang dibutuhkan

2. Membandingkan Kinerja Aktual dengan Standar

Kemudian lengkah kedua setelah mengumpulkan data kinerja aktual, langkah selanjutnya adalah membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

Hasil dari perbandingan ini akan diperoleh tiga buah kemungkinan yaitu kinerja sesuai dengan standar, kinerja melebihi standar, dan kinerja di bawah standar.

Proses perbandingan harus dilakukan secara objektif dengan mempertimbangkan konteks dan faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi kinerja. Penting juga untuk menentukan batasan penyimpangan yang masih dapat diterima.

3. Mengambil Tindakan Manajerial

Berikutnya langkah utama yang ketiga yaitu mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan hasil perbandingan. Misalnya jika kinerja sesuai dengan standar, mungkin tidak diperlukan tindakan khusus selain mempertahankan praktik yang sudah baik.

Sementara itu jika kinerja melebihi standar, manajemen mungkin perlu menganalisis faktor-faktor yang berkontribusi pada keberhasilan tersebut dan mempertimbangkan untuk menerapkannya di area lain atau bahkan meningkatkan standar yang sudah ada.

Di sisi lain, jika kinerja di bawah standar, sebuah tindakan korektif perlu diambil. Tindakan ini bisa berupa perbaikan metode kerja, pelatihan tambahan hingga realokasi sumber daya. Namun di beberapa kasus revisi standar mungkin diperlukan jika standar yang ditetapkan tidak realistis.

Mengendalikan Kinerja Organisasi dan Karyawan

Kita telah membahas apa itu pengendalian hingga bagaimana proses pengendalian dapat terjadi, berdasarkan pembahasan tersebut kita tahu bahwa ada keterkaitan yang erat antara pengendalian dan kinerja organisasi.

Maka timbul pertanyaan bagaimana proses controlling berperan dalam mengendalikan kinerja organisasi? mengingat proses tersebut memiliki keterkaitan yang erat dengan kinerja organisasi.

Perbedaan Kinerja Individu dan Kinerja Organisasi

Sebelum membahas peran controlling dalam mengendalikan kinerja, penting bagi kita untuk memahami perbedaan antara kinerja individu dan kinerja organisasi.

1. Kinerja Individu

Mengacu pada hasil kerja perseorangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Kinerja ini dipengaruhi oleh faktor internal seperti kompetensi, motivasi, dan komitmen individu.

2. Kinerja Organisasi

Sedangkan kinerja organisasi adalah hasil kolektif dari seluruh aktivitas dan proses dalam organisasi. Kinerja ini mencerminkan seberapa baik organisasi secara keseluruhan mencapai tujuannya.

Alat Ukur Kontrol Kinerja Organisasi

Ada beberapa pendekatan dan metrik yang umumnya digunakan untuk mengukur kinerja organisasi:

1. Organizational Productivity (Produktivitas Organisasi)

Produktivitas organisasi mengukur seberapa efisien organisasi menggunakan sumber dayanya untuk menghasilkan output. Ini dihitung dengan membandingkan output  yang dihasilkan dengan input yang digunakan

Metrik ini penting karena langsung berhubungan dengan efisiensi operasional dan profitabilitas. Organisasi dengan produktivitas tinggi umumnya lebih kompetitif dan berkelanjutan dalam jangka panjang.

2. Organizational Effectiveness (Efektivitas Organisasi)

Efektivitas organisasi mengukur sejauh mana organisasi berhasil mencapai tujuan dan sasarannya. Berbeda dengan produktivitas yang berfokus pada efisiensi, efektivitas lebih menekankan pada pencapaian hasil yang diinginkan.

Metrik ini bisa mencakup berbagai aspek seperti pencapaian target finansial, kepuasan stakeholder, maupun implementasi strategi. Organisasi yang efektif adalah yang konsisten dalam memenuhi atau melampaui tujuan strategisnya.

3. Industry and Company Rankings (Peringkat Industri dan Perusahaan)

Peringkat industri dan perusahaan membandingkan posisi suatu organisasi relatif terhadap kompetitor atau standar industri. Peringkat ini bisa berdasarkan berbagai parameter seperti pangsa pasar, pertumbuhan pendapatan, atau indikator khusus industri.

Metrik ini memberikan perspektif eksternal tentang posisi kompetitif organisasi dan dapat menjadi indikator penting tentang keberhasilan strategi dan praktik manajemen yang diterapkan.

Alat Ukur Mengendalikan Kinerja Organisasi

Untuk mengimplementasikan controlling yang efektif dalam upaya mengendalikan kinerja organisasi, sebuah organisasi dapat menggunakan berbagai alat pengukuran kinerja diantaranya adalah :

1. Feedback Controls

Kontrol umpan balik adalah mekanisme yang memberikan informasi tentang kinerja setelah suatu kegiatan atau proses selesai dilaksanakan. Alat ini memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi hasil dan mengambil tindakan korektif untuk aktivitas di masa depan.

Meskipun tidak dapat memperbaiki masalah yang sudah terjadi, kontrol umpan balik sangat berharga untuk pembelajaran organisasi dan perbaikan berkelanjutan. Contohnya termasuk laporan bulanan penjualan atau survei kepuasan pelanggan setelah transaksi.

2. Financial Controls

Kontrol keuangan berfokus pada pengawasan dan pengelolaan aspek finansial organisasi. Alat ini mencakup berbagai metode seperti anggaran, audit keuangan, hingga laporan keuangan.

Kontrol keuangan membantu memastikan bahwa sumber daya finansial digunakan secara efisien dan sesuai dengan rencana. Alat ini juga penting untuk mendeteksi penyimpangan finansial, mengontrol biaya, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi keuangan.

3. Information Controls

Kontrol informasi berkaitan dengan pengelolaan aliran informasi dalam organisasi. Di era digital saat ini, informasi merupakan aset strategis yang perlu dikelola dengan baik. Kontrol informasi melibatkan sistem dan proses untuk memastikan ketersediaan, akurasi, keamanan, dan aksesibilitas informasi.

Alat ini mencakup sistem informasi manajemen, dashboard eksekutif, dan berbagai laporan digital yang memungkinkan monitoring real-time terhadap berbagai aspek operasional.

4. Balanced Scorecard

Balanced Scorecard merupakan sebuah kerangka kerja yang mengukur kinerja organisasi dari empat perspektif: keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.

Pendekatan semacam ini memastikan bahwa manajemen tidak hanya fokus pada indikator keuangan jangka pendek, tetapi juga memperhatikan faktor-faktor yang mendorong keberhasilan jangka panjang.

5. Benchmarking of Best Practices

Benchmarking merupakan proses yang melibatkan perbandingan baik itu proses, praktik, dan kinerja organisasi dengan standar terbaik di industri. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja dan mengadopsi praktik terbaik untuk meningkatkan operasi.

Benchmarking bisa bersifat internal atau membandingkan antar departemen, membandingkan dengan pesaing, maupun fungsional yaitu membandingkan fungsi tertentu dengan organisasi terkemuka. Proses ini mendorong inovasi dan pembelajaran berkelanjutan.

Isu Kontemporer dalam Pengendalian

Seiring dengan perkembangan dunia bisnis yang semakin dinamis ada beberapa isu-isu kontemporer yang banyak diperbincangkan dalam proses pengendalian pada organisasi, nah beberapa isu tersebut adalah :

1. Menyesuaikan Kontrol untuk Perbedaan Lintas Budaya

Dalam era globalisasi, organisasi sering beroperasi di berbagai negara dengan budaya yang berbeda. Perbedaan yang ada dapat berdampak signifikan terhadap bagaimana sistem pengendalian dapat diterima dan diimplementasikan.

Misalnya saja, pada budaya dengan hierarki yang kuat mungkin lebih menerima sistem kontrol yang ketat, sementara budaya yang lebih egaliter mungkin lebih responsif terhadap pendekatan pengendalian yang partisipatif.

Maka dari itu sebuah organisasi perlu menyesuaikan sistem pengendalian mereka dengan konteks budaya lokal sambil tetap mempertahankan standar dan nilai inti dari organisasi.

2. Privasi Tempat Kerja

Kemampuan organisasi untuk mengawasi karyawan kini telah meningkat berkat kemajuan teknologi, akan tetapi hal ini juga menimbulkan kekhawatiran tentang privasi.

Organisasi kini menghadapi tantangan untuk menyeimbangkan kebutuhan akan pengawasan yang efektif dengan hak privasi karyawan.

Masalah ini melibatkan pertimbangan etis dan legal, terutama terkait pemantauan elektronik, penggunaan data pribadi, dan pengawasan di tempat kerja. Solusi yang transparan dan menghormati batasan etis menjadi kunci dalam mengatasi isu ini.

3. Pencurian oleh Karyawan

Walaupun kemampuan organisasi untuk melakukan pengawasan terus meningkat berkat kemajuan teknologi, hal-hal seperti pencurian dan penyalahgunaan aset oleh karyawan tetap menjadi tantangan signifikan bagi banyak organisasi.

Maka dari itu sistem pengendalian modern perlu mencakup mekanisme untuk mencegah, mendeteksi, dan menangani pencurian karyawan, seperti pemisahan tugas, audit rutin, dan kebijakan kepatuhan yang jelas.

Untuk menghadapi isu tersebut pendekatan yang seimbang antara kepercayaan dan verifikasi sangat penting dalam penyelesaian masalah seperti ini.

4. Kekerasan di Tempat Kerja

Selain pencurian dan penyalahgunaan aset, isu lain yang tetap ada hingga kini adalah isu tentang kekerasan di tempat kerja, baik berupa kekerasan fisik, verbal, maupun psikologis.

Saat ini isu kekerasan di tempat kerja telah menjadi perhatian serius dalam pengendalian modern. Organisasi perlu mengembangkan sistem dan kebijakan yang tidak hanya menanggapi insiden kekerasan tetapi juga mencegahnya secara proaktif.

Proses ini melibatkan penilaian risiko, pelatihan karyawan, prosedur pelaporan yang jelas, dan program bantuan karyawan. Dalam upaya proaktif budaya keselamatan dan saling menghormati perlu ditanamkan di seluruh level organisasi.

5. Mengontrol Interaksi Pelanggan

Seperti yang kita semua tahu saat ini pengalaman pelanggan telah menjadi salah satu faktor diferensiasi utama, maka dari itu organisasi perlu mengontrol dan meningkatkan kualitas interaksi dengan pelanggan.

Proses kontrol ini dapat melibatkan elemen-elemen seperti standarisasi layanan, pemantauan interaksi pelanggan, dan pemberian umpan balik kepada karyawan garis depan.

Teknologi seperti analisis percakapan, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan kecerdasan buatan (AI) memainkan peran penting dalam membantu organisasi mengelola dan meningkatkan interaksi pelanggan mereka.

6. Tata Kelola Perusahaan

Isu yang terakhir pada pembahasan ini adalah tata kelola perusahaan, tata kelola ini dapat mencakup sistem, prinsip, dan proses yang mengatur bagaimana organisasi dikelola dan dikontrol. Isu ini telah mendapatkan perhatian khusus setelah terjadinya berbagai skandal di perusahaan besar.

Sebuah tata kelola yang baik melibatkan transparansi, akuntabilitas, keadilan, dan tanggung jawab. Mencakup juga kebijakan kompensasi eksekutif, perlindungan pemegang saham, dan kepatuhan terhadap regulasi. Praktik tata kelola yang kuat adalah landasan untuk sistem pengendalian yang efektif.

Kita telah sampai pada di akhir pembasahan pada artikel kali ini, dari semua hal yang telah kita eksplorasi diatas kita dapat menyimpulkan bahwa controlling atau pengendalian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting untuk memastikan organisasi beroperasi sesuai dengan rencana dan mencapai tujuannya.

Nah proses pengendalian yang sistematis meliputi penetapan standar, pengukuran kinerja aktual, perbandingan dengan standar, dan tindakan korektif yang membantu organisasi tetap pada jalur yang benar di tengah lingkungan bisnis yang dinamis.

Dalam era modern, pengendalian tidak lagi hanya tentang menemukan dan mengoreksi kesalahan, tetapi juga tentang pembelajaran, adaptasi, serta perbaikan yang berkelanjutan.

Organisasi yang berhasil adalah mereka yang mampu mengembangkan sistem pengendalian yang tidak hanya efektif secara teknis, tetapi juga selaras dengan strategi, budaya, dan nilai-nilai organisasi.