Pada artikel sebelumnya, kita sudah membahas tentang kenapa pengambilan keputusan penting dan teori serta pola pikir di baliknya.
Pada artikel itu kita telah memahami jika kemampuan
mengambil keputusan itu adalah skill yang bisa dipelajari? Nah, sekarang
saatnya kita masuk lebih dalam lagi.
Pada artikel kali ini kita akan membahas dasar-dasar apa
saja yang biasanya dipakai orang dalam mengambil keputusan, faktor-faktor apa
yang mempengaruhinya, sampai berbagai jenis keputusan yang mungkin kamu hadapi
dalam kehidupan sehari-hari atau di dunia kerja.
Trust me, setelah baca artikel ini, kamu akan punya
perspektif yang jauh lebih lengkap tentang decision making!
Lima Dasar Pengambilan Keputusan Menurut George R.
Terry
George R. Terry, salah satu ahli manajemen terkemuka,
mengidentifikasi lima dasar utama yang sering digunakan orang dalam mengambil
keputusan. Kelima dasar ini punya kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Mari
kita bahas satu per satu!
1. Intuisi
Intuisi adalah proses bawah sadar yang terbentuk dari
akumulasi pengalaman yang kamu alami sepanjang hidup.
Misalnya kamu mungkin pernah mengalamai tiba-tiba
"merasa" kalau suatu pilihan itu tepat atau salah, meskipun secara
logika belum tentu bisa dijelaskan? Nah, itu yang namanya intuisi.
Keputusan berdasarkan intuisi memang bersifat subjektif dan
mudah terpengaruh oleh emosi atau bias pribadi. Tapi jangan salah, intuisi juga
punya beberapa kelebihan yang tidak bisa kamu abaikan begitu saja.
Kelebihan Menggunakan Intuisi:
Pertama, waktu pengambilan keputusannya relatif lebih cepat.
Kamu tidak perlu mengumpulkan data bertumpuk-tumpuk atau melakukan analisis
yang ribet. Untuk situasi yang butuh keputusan cepat, ini sangat berguna.
Kedua, untuk masalah yang pengaruhnya terbatas atau tidak terlalu
krusial, keputusan berdasarkan intuisi biasanya sudah cukup memuaskan. Misalnya
memilih menu makan siang atau warna baju yang mau dipakai, jadi tidak perlu
terlalu dipikirkan secara mendalam.
Ketiga, kemampuan intuisi seorang decision maker yang sudah
berpengalaman itu sangat berharga dan perlu dimanfaatkan. Expert intuition atau
intuisi yang dimiliki oleh para ahli di bidangnya seringkali lebih akurat
daripada analisis formal karena mereka sudah punya "database"
pengalaman yang sangat kaya.
Kelemahan Menggunakan Intuisi:
Di sisi lain, keputusan yang dihasilkan dari intuisi
cenderung kurang baik untuk masalah yang kompleks atau berdampak jangka
panjang.
Kenapa? Karena intuisi itu sulit diukur kebenarannya artinya
dalam menggunakan intuisi kamu tidak akan punya standar atau alat pembanding
yang objektif.
Masalah lainnya, ketika kamu terlalu mengandalkan intuisi,
dasar-dasar lain dalam pengambilan keputusan seperti data, fakta, atau analisis
rasional sering diabaikan. Ini bisa berbahaya, terutama untuk keputusan bisnis
atau organisasi yang membutuhkan akuntabilitas.
2. Pengalaman
"Experience is the best teacher" pepatah ini
memang tidak salah. Pengalaman memberikan kita pengetahuan praktis yang sangat
berharga dalam mengambil keputusan.
Seseorang yang sudah sering menghadapi situasi tertentu
biasanya bisa memperkirakan keadaan, menghitung untung-rugi, dan menilai
baik-buruknya suatu pilihan dengan lebih akurat.
Yang menarik dari pengalaman adalah kemampuannya untuk
membuat kita "membaca" situasi dengan cepat. Kamu mungkin cuma perlu
lihat sekilas suatu masalah, tapi karena pengalaman, kamu sudah bisa menduga
cara penyelesaiannya.
Hal inilah yang sering disebut sebagai "pattern
recognition" atau kondisi dimana otak kita mengenali pola dari pengalaman
masa lalu dan menerapkannya ke situasi saat ini.
Tapi ingat, pengalaman juga punya keterbatasan. Pengalaman
masa lalu belum tentu relevan untuk situasi yang benar-benar baru atau unik.
Dan kadang, pengalaman juga bisa bikin kita stuck dalam cara
berpikir yang itu-itu aja atau comfort zone, sehingga susah untuk berpikir inovatif
atau thinking outside the box.
3. Fakta
Kalau kamu mau keputusan yang sehat, solid, dan bisa
dipertanggungjawabkan, pengambilan keputusan berdasarkan fakta adalah
jawabannya. Dengan mendasarkan keputusan pada data dan fakta yang objektif,
tingkat kepercayaan terhadap keputusan tersebut akan jauh lebih tinggi.
Keputusan berbasis fakta juga lebih mudah diterima oleh
orang lain. Kenapa? Karena ada bukti konkret yang mendukungnya.
Hal ini karena orang akan lebih rela dan lapang dada
menerima keputusan kalau mereka tahu keputusan itu diambil berdasarkan data
yang valid, bukan cuma asumsi atau keinginan pribadi.
Di era digital seperti sekarang, akses ke data dan fakta
jadi lebih mudah. Tapi challenge-nya adalah bagaimana memilah mana data yang
relevan dan kredibel, serta bagaimana menginterpretasikan data tersebut dengan
benar.
4. Wewenang
Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya terjadi
dalam konteks hierarki dimana pimpinan membuat keputusan untuk bawahannya, atau
orang yang lebih tinggi posisinya memberikan arahan kepada yang lebih rendah.
Kelebihan Keputusan Berbasis Wewenang:
Pertama, keputusan ini biasanya diterima oleh bawahan,
terlepas apakah penerimaan tersebut secara sukarela atau terpaksa. Ada unsur
"keharusan" yang membuat implementasinya lebih mudah.
Kedua, keputusan berdasarkan wewenang cenderung bertahan
dalam jangka waktu yang cukup lama karena ada "stamp of authority"
yang memberikan legitimasi.
Ketiga, keputusan ini memiliki sifat otentisitas atau clear ownership dan accountability-nya jelas,
siapa-siapanya yang bertanggung jawab atas keputusan tersebut.
Kelemahan Keputusan Berbasis Wewenang:
Di sisi lain, keputusan berbasis wewenang bisa menimbulkan
sifat rutinitas yang berlebihan maksudnya people just follow orders tanpa
berpikir kritis.
Hal Ini juga bisa diasosiasikan dengan praktik diktatorial
atau otoriter, terutama jika dalam prosesnya tidak disediakan ruang untuk
feedback atau diskusi.
Yang lebih berbahaya, keputusan berbasis wewenang sering
melewati analisis mendalam terhadap permasalahan yang seharusnya dipecahkan.
Akibatnya, bisa muncul kekaburan atau ketidakjelasan tentang mengapa keputusan
tersebut diambil.
5. Rasional
Ini adalah gold standard dalam pengambilan keputusan.
Keputusan berdasarkan rasional bersifat objektif, logis, transparan, dan
konsisten.
Tujuannya adalah untuk memaksimalkan hasil atau nilai dalam
batas kendala tertentu, ya bisa dibilang ini adalah pendekatan yang paling
mendekati kebenaran atau paling sesuai dengan yang diinginkan.
Nah ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengambilan
keputusan yang rasional diantaranya adalah
Kejelasan masalah menjadi starting point. Kamu harus paham
betul apa masalahnya sebelum mencari solusi. Jangan sampai salah diagnosa.
Orientasi tujuan yang jelas akan memandu seluruh proses
pengambilan keputusan. Kamu mau mencapai apa dengan keputusan ini?
Pengetahuan tentang alternatif yang tersedia sangat penting.
Kamu perlu eksplorasi semua opsi yang memungkinkan sebelum memilih.
Preferensi yang jelas tentang kriteria evaluasi—apa yang
paling penting? Biaya? Kecepatan? Kualitas? Quality of life? Kamu perlu
definisikan prioritasnya.
Hasil maksimal adalah target akhir. Keputusan rasional
selalu berusaha mencari opsi yang memberikan hasil terbaik berdasarkan kriteria
yang telah ditetapkan.
Pendekatan rasional memang terkesan ideal, tapi dalam praktiknya,
pure rationality itu sulit dicapai. Kenapa? Bisa banyak hal seperti karena keterbatasan
informasi, keterbatasan waktu, keterbatasan kemampuan kognitif hingga faktor
emosi yang kadang tidak bisa dihilangkan sepenuhnya.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan tidak terjadi dalam vakum. Ada banyak
faktor yang mempengaruhi bagaimana keputusan dibuat dan hasil akhir yang
didapatkan. Mari kita bahas faktor-faktor utamanya.
1. Posisi dan Kedudukan Seseorang
Letak posisi dan tingkatan posisi seseorang dalam organisasi
atau kehidupan sosial sangat mempengaruhi jenis keputusan yang bisa dan harus
diambil.
Contohnya seorang CEO akan mengambil keputusan yang berbeda
dengan seorang supervisor, begitu juga dengan ruang lingkup dan dampak
keputusannya.
Posisi juga menentukan akses terhadap informasi, sumber daya,
dan wewenang. Semakin tinggi posisi seseorang, biasanya keputusannya lebih
strategis dan berdampak luas.
2. Masalah yang Dihadapi
Masalah adalah penghalang dalam mencapai tujuan seperti
halnya penyimpangan dari apa yang diharapkan, direncanakan, atau dikehendaki.
Tapi perlu dipahami bahwa semua masalah langsung terlihat
jelas. Ada masalah yang butuh analisis mendalam, bahkan ada yang memerlukan
riset tersendiri untuk bisa dipahami dengan benar. Masalah seniri ada beberapa jenisnya :
Masalah Terstruktur vs Tidak Terstruktur:
Masalah terstruktur adalah masalah yang sudah familiar,
punya pola yang jelas, dan cara penyelesaiannya relatif sudah tersedia.
Contohnya, proses rekrutmen karyawan baru di perusahaan yang sudah ada SOP-nya.
Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang unik,
kompleks, dan tidak ada precedent yang jelas. Misalnya, bagaimana perusahaan
harus merespons krisis reputasi di media sosial? Setiap kasus bisa sangat
berbeda dan butuh pendekatan khusus.
Masalah Rutin vs Insidentil:
Masalah rutin adalah masalah yang sering terjadi dan sudah
ada handling mechanism-nya. Masalah insidentil adalah masalah yang jarang
terjadi atau bahkan baru pertama kali muncul, sehingga butuh kreativitas dan
fleksibilitas dalam penyelesaiannya.
3. Situasi dan Kondisi
Situasi adalah keseluruhan faktor-faktor dalam suatu keadaan
yang saling berkaitan dan secara bersama-sama memancarkan pengaruh terhadap
kita dan apa yang hendak kita perbuat.
Faktor-faktor ini bisa dibedakan menjadi faktor konstan atau
yang relatif stabil dan faktor tidak konstan artinya faktor yang dinamis dan dapat
berubah-ubah.
Kondisi, di sisi lain, lebih fokus pada faktor-faktor yang
menentukan daya gerak, daya berbuat, atau kemampuan kita. Sebagian besar faktor
ini merupakan sumber daya yang kita miliki atau bisa kita akses mulai dari
dana, tenaga kerja, teknologi, waktu, dan sebagainya.
4. Tujuan yang Ingin Dicapai
Tujuan baik tujuan personal, unit, organisasi, atau usaha sangat
menentukan arah pengambilan keputusan. Dalam konteks pengambilan keputusan,
tujuan yang dimaksud biasanya adalah tujuan objective yang spesifik dan
terukur.
Clarity of purpose ini penting banget karena akan menjadi
filter dalam mengevaluasi alternatif. Tanpa tujuan yang jelas, kamu akan
kesulitan menentukan opsi mana yang terbaik.
5. Keadaan Internal dan Eksternal Organisasi
Untuk keputusan dalam konteks organisasi atau bisnis,
keadaan internal sangat berpengaruh. Ini mencakup dana yang tersedia, kualitas
sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan peralatan, dan struktur
organisasi yang ada.
Keadaan eksternal juga tidak kalah penting kondisi ekonomi
makro, dinamika sosial-politik, regulasi hukum yang berlaku, serta faktor
budaya yang mempengaruhi penerimaan terhadap keputusan tertentu.
6. Ketersediaan Informasi
Information is power dalam pengambilan keputusan. Kualitas
dan kuantitas informasi yang tersedia akan sangat mempengaruhi kualitas
keputusan yang diambil.
Di era digital ini, tantangannya bukan lagi kurangnya
informasi, tapi justru information overload atau bisa dibilang terlalu banyak
informasi sampai susah menentukan mana yang relevan dan kredibel.
7. Kepribadian dan Kecakapan Pengambil Keputusan
Dan yang terakhir, faktor personal dari si pengambil
keputusan sendiri sangat berpengaruh. Ini mencakup sistem penilaian yang
dimiliki, kebutuhan personal, keterampilan, kapasitas, dan bahkan aspek
emosional seperti tingkat stres atau mood saat mengambil keputusan.
Dua orang yang menghadapi masalah yang sama bisa mengambil
keputusan yang berbeda karena perbedaan kepribadian dan kecakapan ini. Dan hal
itu adalah tidak ada yang namanya one size fits all dalam decision making.
Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Sekarang kita masuk ke bagian yang super praktis yaitu berbagai
jenis pengambilan keputusan yang mungkin kamu hadapi. Pemahaman akan jenis-jenisnya akan membantu kamu memilih
pendekatan yang paling tepat untuk setiap situasi.
1. Berdasarkan Program atau Regularitas
Keputusan Terprogram (Terstruktur):
Ini adalah keputusan yang sifatnya rutin, berulang-ulang,
dan cara menanganinya sudah ditentukan. Untuk menangani keputusan terprogram,
organisasi biasanya sudah punya tiga hal yakni prosedur, aturan dan kebijakan.
Contohnya Seorang manajer pembelian menerima permintaan dari
bagian akuntansi untuk 100 lemari arsip. Ini masalah rutin terstruktur.
Sudah ada prosedur pengadaan untuk memenuhi permintaan
tersebut. Ada aturan bahwa jika nilai pembelian di atas Rp 100 juta diperlukan
tender. Dan ada kebijakan tentang kriteria pemilihan vendor yang tidak cuma
soal harga, tapi juga kualitas pelayanan.
Keputusan Tidak Terprogram (Tidak Terstruktur):
Kebalikan dari yang terprogram, ini adalah keputusan yang
tidak rutin dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemecahan khusus. Artinya dalam
pengambilannya tidak ada template atau SOP yang bisa langsung dipakai.
Contoh klasik strategi pemasaran untuk produk yang
benar-benar baru. IBM pernah mengalami ini di awal tahun 1980-an ketika pertama
kali memasarkan personal komputer yang murah.
Saat itu meskipun perusahaan IBM sudah sangat berpengalaman
memasarkan komputer mahal untuk korporat. Tapi dalam memasarkan produk baru
tersebut mereka harus benar-benar mendesain ulang pendekatan marketingnya.
2. Berdasarkan Tingkat Kepentingan (Hierarki Manajemen)
Keputusan Strategis (Manajemen Puncak):
Ini adalah keputusan yang berkaitan dengan perencanaan
strategis jangka panjang organisasi. Contohnya merger dan akuisisi, ekspansi ke
pasar baru, perubahan model bisnis, atau investasi besar dalam teknologi baru.
Keputusan strategis berdampak luas dan jangka panjang,
biasanya melibatkan alokasi sumber daya yang sangat signifikan, dan sangat
menentukan arah masa depan organisasi.
Keputusan Administratif/Taktis (Manajemen Menengah):
Keputusan ini fokus pada kontrol dan pengawasan, lebih
banyak terkait masalah administrasi dan pengelolaan sumber daya. Contohnya alokasi
budget antar departemen, sistem evaluasi kinerja, atau program pelatihan
karyawan.
Keputusan taktis menjembatani antara strategi besar
organisasi dengan operasional harian. Tugasnya adalah menterjemahkan visi
strategis menjadi action plan yang konkret.
Keputusan Operasional (Manajemen Operasional):
Ini adalah keputusan yang berkaitan dengan kegiatan operasi
sehari-hari. Contohnya penentuan jadwal produksi, pembagian shift kerja,
pemesanan bahan baku bulanan, atau handling komplen customer.
Meskipun terkesan sepele, keputusan operasional ini sangat
penting karena akumulasi dari keputusan-keputusan operasional yang baik akan
menentukan efisiensi dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.
3. Berdasarkan Tipe Persoalan dan Jangka Waktu
Keputusan Internal Jangka Pendek:
Keputusan yang berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional
seperti pembelian bahan baku atau penentuan jadwal produksi. Dampaknya terbatas
pada internal organisasi dan time frame-nya pendek.
Keputusan Internal Jangka Panjang:
Keputusan yang berkaitan dengan permasalahan organisasional
yang lebih fundamental seperti perombakan struktur organisasi atau perubahan
sistem departemen. Dampaknya internal tapi bersifat jangka panjang.
Keputusan Eksternal Jangka Pendek:
Keputusan yang berdampak pada relasi dengan pihak eksternal
dalam waktu relatif pendek. Contohnya pencarian subkontraktor untuk permintaan
khusus atau kampanye promosi musiman.
Keputusan Eksternal Jangka Panjang:
Keputusan yang berkaitan dengan lingkungan eksternal dan
berdampak jangka panjang. Misalanya merger dengan perusahaan lain, pembentukan
joint venture, atau ekspansi internasional. Keputusan ini bersifat strategis
dan akan membentuk landscape bisnis untuk tahun-tahun mendatang.
4. Berdasarkan Lingkungan Keputusan
Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Pasti (Certainty):
Ini adalah kondisi ideal di mana setiap alternatif yang kamu
pilih hanya memiliki satu konsekuensi yang pasti. Kamu didukung oleh informasi
yang lengkap sehingga bisa meramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan.
Dalam kondisi ini, kamu secara pasti mengetahui apa yang
akan terjadi di masa depan. Biasanya keputusan-keputusan rutin masuk kategori
ini karena kejadian tertentu di masa depan dijamin terjadi.
Teknik penyelesaian untuk kondisi pasti biasanya menggunakan
model-model deterministik seperti program linear, model transportasi, model
penugasan, model inventori, model antrian, atau model network.
Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Risiko (Risk):
Ini adalah kondisi yang lebih umum. Setiap alternatif
mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil, tapi kamu bisa memperkirakan
probabilitas atau peluang dari setiap kemungkinan tersebut.
Risiko terjadi karena hasil pengambilan keputusan tidak
dapat diketahui dengan pasti, walaupun nilai probabilitasnya diketahui. Ada
informasi atau data yang mendukung berupa nilai peluang terjadinya
bermacam-macam keadaan.
Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas seperti
model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, atau model
antrian probabilistik. Dalam dunia investasi, ini adalah daily bread and butter
artinya kamu tahu ada risiko, tapi bisa kalkulasi seberapa besar risikonya.
Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Tidak Pasti
(Uncertainty):
Ini adalah kondisi paling menantang. Kamu tidak tahu sama
sekali jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan munculnya
kondisi-kondisi tersebut. Kamu tidak bisa menentukan probabilitas terjadinya
berbagai kondisi atau hasil.
Hal yang akan diputuskan biasanya relatif belum pernah
terjadi sebelumnya. Tingkat ketidakpastian ini bisa dikurangi dengan mencari
informasi lebih banyak, melakukan riset atau penelitian, atau menggunakan
probabilitas subjektif.
Teknik pemecahannya menggunakan beberapa metode seperti
maximin (pesimistik), maximax (optimistik), metode Laplace (equally likely),
minimax regret (meminimalkan penyesalan), atau metode realisme (kombinasi
optimis-pesimis), yang biasanya dibantu dengan payoff table.
Pengambilan Keputusan dalam Kondisi Konflik:
Ini adalah situasi di mana kepentingan dua atau lebih
pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan. Kamu tidak cuma menghadapi uncertainty dari alam atau
pasar, tapi juga harus dealing dengan kompetitor yang juga rational dan
berusaha memenangkan persaingan.
Dalam kondisi ini, pengambil keputusan bertindak seperti
pemain dalam suatu permainan. Keputusan yang kamu ambil harus mempertimbangkan
bagaimana kompetitor akan bereaksi terhadap keputusanmu, dan sebaliknya.
Teknik pemecahannya dapat menggunakan game theory yaitu teori
permainan yang menganalisis situasi strategis di mana hasil untuk setiap
partisipan bergantung pada aksi partisipan lainnya. Ini banyak dipakai dalam
strategi bisnis, negosiasi, bahkan politik.
Menerapkan Pemahaman Ini dalam Kehidupan Nyata
Setelah memahami berbagai dasar, faktor, dan jenis
pengambilan keputusan, pertanyaan besarnya adalah how do you apply this
knowledge?
Start with Self-Awareness:
Kenali preferensi dan kecenderunganmu dalam mengambil
keputusan. Apakah kamu lebih sering pakai intuisi? Atau lebih nyaman dengan
data dan fakta?
Tenang tidak ada yang salah dengan kedua pendekatan, tapi
knowing your natural tendency akan membantumu mengidentifikasi kapan kamu perlu
menggunakan pendekatan yang berbeda.
Match the Approach to the Situation:
Untuk keputusan rutin dengan risiko rendah, pendekatan yang
lebih simple seperti intuisi atau experience-based bisa jadi lebih efisien.
Tapi untuk keputusan strategis dengan dampak besar, kamu perlu approach yang
lebih comprehensive dengan analisis mendalam.
Build Your Decision-Making Toolkit:
Biasakan dirimu dengan berbagai teknik dan metode
pengambilan keputusan. Tidak perlu jadi expert kok di semua teknik, tapi
setidaknya tahu kapan teknik tertentu lebih applicable untuk situasi tertentu.
Learn from Every Decision:
Baik atau buruk hasilnya, setiap keputusan adalah learning
opportunity. Dokumentasikan proses pengambilan keputusanmu, review hasilnya,
dan identifikasi apa yang bisa diperbaiki untuk keputusan berikutnya.
Embrace Complexity:
Dalam dunia nyata, jarang ada keputusan yang purely masuk
dalam satu kategori saja. Seringkali kamu menghadapi situasi hybrid misalnya sebagian
pasti, sebagian risiko, sebagian uncertain. Jadi Don't oversimplify, acknowledge
the complexity dan deal with it accordingly.
Memahami dasar-dasar pengambilan keputusan, faktor-faktor
yang mempengaruhinya, serta berbagai jenis keputusan yang ada memberikan kamu
framework yang solid untuk menjadi decision maker yang lebih baik.
Setiap keputusan yang kamu ambil, baik kecil maupun besar,
adalah kesempatan untuk mengasah skill ini. Jangan takut untuk bereksperimen
dengan berbagai pendekatan, jangan terlalu keras pada diri sendiri ketika
membuat kesalahan, dan most importantly, keep learning and improving.
Pengambilan keputusan adalah seni sekaligus sains. Ada rumus
dan metode yang bisa dipelajari, tapi ada juga aspek intuisi, kreativitas, dan
wisdom yang berkembang seiring waktu. Kombinasi keduanya akan membuatmu menjadi
decision maker yang tangguh dan efektif.
Posting Komentar