Organizational Buying: Pengertian, Jenis, dan Tahapan Dalam Pembelian Organisasi - Makin Cerdik

Dalam dunia bisnis, pembelian tidak hanya dilakukan oleh seorang individu untuk kebutuhan pribadi. Akan tetapi organisasi atau perusahaan juga melakukan aktivitas pembelian, tentunya pembelian ini memiliki karakteristik dan kompleksitasnya tersendiri.

Maka dari itu pemahaman tentang pembelian organisasi menjadi sangat penting bagi para pelaku bisnis, baik sebagai pembeli maupun penjual dalam pasar B2B (business-to-business).

Nah, pada artikel kali ini kita akan mengeksplorasi apa yang dimaksud dengan pembelian organisasi mulai dari definisinya, perbedaannya dengan pembelian konsumen, hingga faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi  pembelian organisasi.

Konsep Pembelian Organisasi

Apa itu pembelian organisasi? pembelian organisasi adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh organisasi, perusahaan, maupun institusi untuk mendukung aktivitas mereka.

Nah berbeda dengan pembelian konsumen individu, pembelian organisasi melibatkan multiple stakeholder dan proses yang lebih kompleks, serta pertimbangan yang lebih rasional dan terstruktur.

Umumnya pembelian organisasi mencakup segala bentuk pengadaan mulai dari bahan baku untuk produksi, peralatan kantor, teknologi informasi, jasa konsultasi, hingga infrastruktur besar seperti mesin produksi.

Aktivitas-aktivitas ini menjadi tulang punggung operasional perusahaan dan berpengaruh signifikan terhadap efisiensi, kualitas produk, hingga menyangkut profitabilitas organisasi.

Perbedaan Pembelian Organisasi vs Pembelian Konsumen

Pemahaman mengenai perbedaan mendasar antara pembelian organisasi dan pembelian konsumen sangat penting untuk merancang strategi pemasaran yang tepat. Lalu apa perbedaan utama pembelian organisasi dan konsumen? Berikut adalah perbedaan-perbedaan utamanya:

1. Skala dan Volume

Pembelian organisasi umumnya dilakukan dalam volume besar dengan nilai transaksi yang jauh lebih tinggi dibandingkan pembelian konsumen. Sebuah perusahaan manufaktur bisa membeli ribuan unit komponen dalam sekali pembelian, sementara konsumen individu biasanya membeli dalam jumlah kecil.

2. Kompleksitas Proses

Proses pembelian organisasi melibatkan berbagai tahapan, evaluasi mendalam, dan berbagai pihak dalam pengambilan keputusan. Konsumen individu cenderung memiliki proses yang lebih sederhana dan spontan.

3. Motivasi Pembelian

Sebuah organisasi umumnya membeli berdasarkan kebutuhan bisnis yang rasional seperti efisiensi, produktivitas, dan ROI (return on investment). Konsumen individu lebih banyak dipengaruhi faktor emosional, status, serta preferensi personal.

4. Hubungan Jangka Panjang

Pembelian yang dilakukan oleh organisasi cenderung membangun hubungan jangka panjang dengan supplier, maka dari itu pembelian organisasi selalu melibatkan berbagai pertimbangan. Sementara konsumen individu cenderung lebih fleksibel dalam berganti brand maupun supplier.

5. Proses Negosiasi

Organisasi biasanya melakukan negosiasi yang intensif terkait harga, terms of payment, service level agreement, dan aspek kontraktual lainnya. Sedangkan konsumen individu jarang melakukan negosiasi mendalam.

Jenis-Jenis Pembelian Organisasi

Untuk jenisnya pembelian organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan tingkat kompleksitas dan pengalaman organisasi dalam melakukan pembelian tersebut. Nah berikut adalah tiga jenis utama pembelian organisasi:

1. Straight Rebuy (Pembelian Ulang Langsung)

Pertama Straight rebuy, merupakan proses pembelian rutin untuk produk maupun jasa yang sudah familier bagi organisasi. Karakteristik utama dari pembelian jenis ini yaitu :

• Pembelian produk yang sama dari supplier yang sama
• Proses pengambilan keputusan yang minimal dan otomatis
• Tidak ada pencarian informasi tambahan atau evaluasi alternatif
• Biasanya ditangani oleh departemen purchasing secara rutin
• Contoh: pembelian kertas kantor, supplies rutin, atau raw material standar

2. Modified Rebuy (Pembelian Ulang yang Dimodifikasi)

Kemudian yang kedua adalah modified rebuy, pembelian ini umumnya terjadi karena organisasi ingin mengubah spesifikasi produk, harga, terms, atau supplier dari pembelian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya. Cirinya adalah :

• Melibatkan evaluasi terhadap produk atau supplier alternatif
• Memerlukan informasi tambahan dan analisis perbandingan
• Proses pengambilan keputusan lebih kompleks dari straight rebuy
• Bisa dipicu oleh ketidakpuasan terhadap supplier lama atau adanya penawaran yang lebih menarik
• Contoh: mengganti supplier bahan baku dengan kualitas yang lebih baik, atau mengubah spesifikasi software yang digunakan

3. New Task (Tugas Baru)

Dan jenis pembelian yang ketiga yaitu new task, seperti namanya pembelian jenis ini adalah pembelian untuk produk atau jasa yang belum pernah dibeli organisasi sebelumnya. Ini merupakan jenis pembelian yang paling kompleks dengan ciri utamanya yakni :

• Memerlukan extensive research dan evaluasi
• Melibatkan banyak pihak dalam buying center
• Proses pengambilan keputusan yang paling lama
• Risk yang tinggi sehingga memerlukan pertimbangan mendalam
• Contoh: implementasi sistem ERP baru, pembelian mesin produksi dengan teknologi baru, atau outsourcing fungsi bisnis tertentu

Jenis Pembelian Tambahan

Selain 3 jenis pembelian utama yang umum dilakukan, sebuah organisasi juga terkadang melakukan pembelian lainya sesuai dengan kondisi maupun situasi yang sedang dialami, contohnya adalah seperti :

1. Emergency Buying (Pembelian Darurat)

Pembelian yang dilakukan untuk mengatasi situasi mendesak atau tidak terduga, seperti kerusakan mesin produksi yang memerlukan perbaikan atau penggantian spare part dengan segera.

2. Contract Buying (Pembelian Kontrak)

Pembelian berdasarkan kontrak jangka panjang dengan terms dan conditions yang sudah ditetapkan, biasanya untuk memastikan supply continuity dan mendapatkan harga yang lebih kompetitif.

Buying Center: Pusat Pengambilan Keputusan Pembelian

Buying center adalah konsep yang menggambarkan semua individu atau kelompok yang berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan pembelian organisasi. Setiap anggota buying center memiliki peran, kepentingan, dan pengaruh yang berbeda dalam proses pembelian.

Nah berikut adalah beberapa unsur atau elemen-elemen yang ada di dalam buying center pada proses pengambilan keputusan pembelian organisasi :

1. Pencetus (Inisiator)

Pertama inisiator atau pencetus adalah pihak yang pertama kali menyadari adanya kebutuhan atau masalah yang memerlukan solusi melalui pembelian. Mereka yang memulai proses pembelian dengan mengidentifikasi gap antara kondisi saat ini dengan yang diinginkan.

Karakteristik:

• Bisa berasal dari berbagai level organisasi
• Memiliki pemahaman mendalam tentang masalah yang dihadapi
• Bertanggung jawab mengomunikasikan kebutuhan kepada pihak lain
• Contoh: manajer produksi yang melihat perlunya mesin baru, atau IT manajer yang mengidentifikasi kebutuhan upgrade sistem

2. Pengguna (User)

User adalah pihak yang akan menggunakan produk atau jasa yang dibeli secara langsung dalam operasional sehari-hari. Mereka memiliki pengetahuan praktis tentang kebutuhan teknis dan functional requirements.

Karakteristik:

• Memahami spesifikasi teknis yang diperlukan
• Memberikan input tentang ease of use dan practical requirements
• Seringkali menjadi evaluator utama terhadap kinerja produk setelah pembelian
• Contoh: operator mesin, user software, atau staf yang menggunakan peralatan kantor

3. Pihak yang Mempengaruhi (Influencer)

Influencer adalah individu yang memberikan informasi, kriteria evaluasi, atau rekomendasi yang mempengaruhi keputusan pembelian, meski mereka tidak memiliki authority untuk memutuskan.

Karakteristik:

• Biasanya memiliki expertise teknis atau pengalaman khusus
• Memberikan input untuk criteria seleksi dan evaluasi
• Bisa berasal dari internal maupun eksternal organisasi
• Contoh: konsultan teknis, expert internal, atau bahkan customer yang memberikan requirements khusus

4. Pengambil Keputusan (Decider)

Seperti namanya decider dalah pihak yang memiliki wewenang formal atau informal untuk membuat keputusan final dalam pembelian. Mereka menentukan pilihan akhir dari berbagai alternatif yang tersedia.

Karakteristik:

• Memiliki authority berdasarkan posisi organisasi atau delegasi wewenang
• Bertanggung jawab atas konsekuensi dari keputusan yang diambil
• Mempertimbangkan berbagai aspek seperti budget, strategic fit, dan risk
• Contoh: direktur, general manager, atau kepala departemen dengan budget authority

5. Pemberi Persetujuan (Approver)

Kelima approver adalah pihak yang memberikan persetujuan formal terhadap keputusan pembelian, terutama dari aspek budget dan policy compliance. Mereka memastikan pembelian sesuai dengan prosedur dan budget yang tersedia.

Karakteristik:

• Fokus pada aspek finansial dan compliance
• Memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak berdasarkan policy perusahaan
• Seringkali berada di level manajemen senior atau finance department
• Contoh: CFO, finance director, atau budget holder

6. Pembeli (Buyer)

Dan yang keenam buyer atau pembeli adalah pihak yang bertanggung jawab melaksanakan proses pembelian secara operasional, termasuk negosiasi, kontrak, dan koordinasi dengan supplier.

Karakteristik:

• Memiliki expertise dalam procurement dan supplier management
• Fokus pada aspek komersial seperti harga, terms, dan delivery
• Bertanggung jawab atas relationship management dengan supplier
• Contoh: purchasing manager, procurement specialist, atau supply chain manager

7. Penjaga Gerbang (Gatekeeper)

Gatekeeper adalah pihak yang mengontrol aliran informasi kepada anggota buying center lainnya. Mereka menentukan informasi mana yang sampai kepada decision maker dan mana yang disaring.

Karakteristik:

• Mengatur akses supplier kepada key decision makers
• Menyaring dan memprioritaskan informasi yang relevan
• Seringkali menjadi first point of contact untuk supplier
• Contoh: sekretaris eksekutif, purchasing assistant, atau receptionist

8. Champion

Individu yang secara aktif mempromosikan solusi atau supplier tertentu dalam organisasi karena yakin bahwa pilihan tersebut adalah yang terbaik.

9. Saboteur

Pihak yang secara sengaja atau tidak sengaja menghambat proses pembelian atau mendukung competitor karena berbagai alasan seperti konflik kepentingan atau resistensi terhadap perubahan.

Tahap-Tahap dalam Proses Pembelian Organisasi

Proses pembelian organisasi melibatkan serangkaian tahapan yang sistematis dan terstruktur. Setiap tahap memiliki aktivitas spesifik dan output yang menjadi input untuk tahap selanjutnya. Berikut adalah tahapan dalam proses pembelian organisasi.

1. Pengenalan Masalah (Problem Recognition)

Pertama adalah pengenalan masalah, tahap ini dimulai ketika organisasi menyadari adanya gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diinginkan. Proses pengenalan masalah bisa dipicu oleh:

Internal Triggers:

• Penurunan kinerja peralatan atau sistem yang ada
• Habisnya inventory atau kebutuhan pengisian kembali
• Adanya inisiatif perbaikan efisiensi atau produktivitas
• Ekspansi bisnis yang memerlukan kapasitas tambahan

External Triggers:

• Perubahan regulasi yang memerlukan compliance baru
• Tekanan kompetitif yang mendorong inovasi
• Penawaran dari supplier tentang teknologi atau solusi baru
• Perubahan kebutuhan customer yang memerlukan adaptasi

2. Deskripsi Kebutuhan Khusus dan Spesifikasi Produk

Kemudian tahap selanjutnya setelah masalah diidentifikasi, organisasi perlu mendefinisikan solusi yang diperlukan secara spesifik. Tahap ini meliputi:

Aktivitas Utama:

• Analisis mendalam terhadap root cause masalah
• Penentuan functional dan technical requirements
• Definisi performance criteria dan success metrics
• Penentuan budget range dan timeline
• Identifikasi constraint dan limitation

Output:

• Dokumen spesifikasi teknis yang detail
• Requirements matrix atau checklist evaluasi
• Budget allocation dan approval authority
• Project timeline dan milestone

3. Pencarian Pemasok (Supplier Search)

Kemudian pada tahap ketiga setelah solusi berhasil di dapat maka selanjutnya adalah proses pencarian pemasok, tahap ini melibatkan identifikasi dan penyortiran supplier potensial yang mampu memenuhi kebutuhan organisasi.

Metode Pencarian:

• Database supplier internal dan preferred vendor list
• Referensi dari network bisnis dan industry association
• Internet research dan industry directory
• Trade show dan exhibition
• Consultant recommendation

Aktivitas Evaluasi Awal:

• Verifikasi capability dan track record supplier
• Assessment terhadap financial stability
• Evaluasi geographical coverage dan delivery capability
• Review terhadap certification dan compliance status

4. Pengumpulan Proposal (Proposal Collection)

Kemudian pada tahapan yang keempat organisasi mulai  mengundang suppliers yang dipilih untuk menyampaikan proposal yang komprehensif  sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan.

Proses RFP (Request for Proposal):

• Penyiapan RFP document yang detail dan clear
• Briefing session untuk memastikan supplier understanding
• Q&A session untuk clarification
• Proposal submission dengan deadline yang jelas

Komponen Proposal:

• Technical solution dan approach methodology
• Commercial terms termasuk pricing structure
• Implementation timeline dan project plan
• Team composition dan resource allocation
• Reference dan case study yang relevan

5. Pemilihan Pemasok (Vendor Selection)

Telah setiap vendor atau supplier menyampaikan proposal mereka kemudian tahap selanyutnya adalah evaluasi dan seleksi supplier berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Metode Evaluasi:

• Scoring Matrix: Memberikan bobot dan score untuk setiap criteria evaluasi
• Total Cost of Ownership: Analisis biaya komprehensif tidak hanya purchase price
• Risk Assessment: Evaluasi terhadap potential risk dan mitigation strategy
• Supplier Audit: On-site visit untuk verifikasi capability

Criteria Evaluasi Umum:

• Technical: Kesesuaian dengan spesifikasi dan requirements
• Commercial: Competitiveness harga dan terms of payment
• Quality: Track record, certification, dan quality assurance process
• Service: After-sales support, warranty, dan service level agreement
• Delivery: Reliability, flexibility, dan geographical coverage
• Financial: Stability finansial dan business continuity
• Strategic Fit: Alignment dengan strategic direction organisasi

6. Spesifikasi Pesanan Rutin (Routine Order Specification)

Kemudian pada tahap keenam setelah supplier terpilih, organisasi menyiapkan detailed order specification dan finalisasi kontrak.

Komponen Order Specification:

• Detailed product atau service specification
• Quantity, delivery schedule, dan milestone
• Quality standards dan acceptance criteria
• Pricing, payment terms, dan penalty clause
• Service level agreement dan support requirements
• Force majeure clause dan risk allocation

Kontrak Management:

• Legal review terhadap terms and conditions
• Risk assessment dan insurance requirements
• Intellectual property dan confidentiality agreement
• Dispute resolution mechanism

7. Tinjauan Kinerja (Performance Review)

Dan tahap yang terakhir atau tahap ke tujuh adalah evaluasi terhadap kinerja supplier dan outcome dari pembelian yang telah dilakukan oleh organisasi apakah hasilnya sesuai yang diharapkan atau tidak.

Metrics Evaluasi:

• Quality Performance: Defect rate, compliance dengan specification
• Delivery Performance: On-time delivery, quantity accuracy
• Service Performance: Responsiveness, problem resolution time
• Cost Performance: Price competitiveness, total cost effectiveness
• Relationship: Communication quality, proactive support

Tindak Lanjut:

• Excellent Performance: Consideration untuk partnership atau preferred vendor status
• Satisfactory Performance: Continuation dengan monitoring rutin
• Poor Performance: Corrective action plan atau supplier replacement

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pembelian Organisasi

Mengingat proses pembelian organisasi adalah hal yang kompleks rasanya tidak mungkin jika proses pembelian organisasi hanya dipengaruhi oleh satu faktor saja, maka dari itu berikut adalah beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pembelian organisasi dan contohnya :

1. Faktor Lingkungan (Environmental Factors)

Contoh dari faktor lingkungan adalah :

• Kondisi ekonomi makro dan industry trends
• Regulasi pemerintah dan compliance requirements
• Teknologi dan innovation disruption
• Competitive landscape dan market dynamics

2. Faktor Organisasi (Organizational Factors)

Contoh dari faktor organisasi adalah :

• Company culture dan decision-making style
• Organizational structure dan authority level
• Financial condition dan budget availability
• Strategic priorities dan business objectives

3. Faktor Interpersonal (Interpersonal Factors)

Contoh dari faktor interpersonal adalah :

• Relationship dan trust antar anggota buying center
• Power dynamics dan influence pattern
• Communication style dan information sharing
• Conflict resolution mechanism

4. Faktor Individual (Individual Factors)

Contoh dari faktor individual adalah :

• Personal motivation dan career objectives
• Risk tolerance dan decision-making style
• Expertise level dan industry experience
• Personal relationship dengan supplier

Pembelian organisasi merupakan proses yang kompleks dan strategis yang berbeda signifikan dari pembelian konsumen individual. Memahami dinamika buying center, jenis-jenis pembelian, dan tahapan proses pembelian menjadi kunci sukses dalam mengelola procurement function atau dalam memasarkan produk kepada organisasi.

Bagi organisasi pembeli, pemahaman ini membantu dalam merancang proses procurement yang efektif, efisien, dan menghasilkan value optimal. Bagi supplier atau vendor, pemahaman tentang buying behavior organisasi menjadi foundation untuk mengembangkan strategi sales dan marketing yang tepat sasaran.

Investasi dalam memahami dan mengoptimalkan proses pembelian organisasi akan memberikan competitive advantage yang signifikan, baik dalam perspektif operational efficiency maupun strategic value creation.