Apa Itu Organizational Design? Pengertian dan Elemen Kunci Desain Organisasi - Makin Cerdik

Dalam dunia bisnis yang semakin dinamis dan kompetitif dari waktu ke waktu, ada banyak sekali hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Nah, salah satu hal tersebut adalah desain organisasi. Kenapa begitu?

Struktur yang tepat dapat menjadi instrumen pendorong inovasi, peningkatan efisiensi, hingga pengoptimalan kinerja karyawan. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa desain organisasi merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Analoginya, anggap saja organisasi seperti sebuah mesin yang didesain dengan teliti dan teratur dimana setiap komponennya memiliki fungsi yang berbeda namun saling terhubung hingga menghasilkan kinerja optimal.

Disisi lain jika mesin itu di desain dengan buruk, tidak teratur, dan komponen-komponen yang ada tidak sinkron serta tidak saling terhubung akan membuat mesin tersebut menjadi tidak efisien dan rentan rusak. Hal itul sama halnya dengan sebuah organisasi.

Nah, dengan memahami desain organisasi, kita dapat mengubah lingkungan tempat kerja menjadi lebih produktif, meningkatkan komunikasi antar departemen, memperjelas tanggung jawab, dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien.

Tunggu apalagi!, mari kita bahas mengenai apa sih itu desain organisasi dan apa saja unsur-unsur elemen kunci dalam desain organisasi?. yuk kita bahas!

Apa itu Desain Organisasi?

Pertama-tama mari kita bahas apa itu desain organisasi? Jadi, intinya desain organisasi adalah proses pembuatan struktur organisasi yang menentukan bagaimana tugas, wewenang, dan tanggung jawab didistribusikan dan dikoordinasikan untuk mencapai tujuan organisasi.

Konsep ini bukan hanya sekedar bagan struktur organisasi, melainkan mencakup sistem komprehensif yang mengatur bagaimana orang-orang dalam organisasi berinteraksi, membuat keputusan, dan menyelesaikan pekerjaan.

Desain organisasi yang efektif akan mempertimbangkan hal-hal seperti strategi perusahaan, ukuran organisasi, teknologi yang digunakan, dan lingkungan eksternal. Tujuannya adalah menciptakan struktur yang mendukung aliran informasi yang optimal dan pengambilan keputusan yang efisien.

Intinya desain organisasi berfungsi sebagai kerangka kerja strategis yang menyelaraskan struktur dengan tujuan organisasi, pengoptimalan sumber daya, dan penciptaan sistem koordinasi serta membangun fleksibilitas dalam merespons perubahan.

Elemen Kunci dalam Desain Organisasi

Selanjutnya mari kita bahasa elemen kunci dalam desain organisasi, dalam merancang struktur organisasi yang efektif, terdapat unsur-unsur kunci yang perlu dipertimbangkan secara mendalam. Mari kita bahas satu per satu :

1. Spesialisasi Kerja

Pertama Spesialisasi kerja, juga dikenal sebagai pembagian kerja, adalah tingkat di mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan terpisah yang spesifik. Pendekatan ini memungkinkan karyawan untuk mengembangkan keahlian khusus pada bidang tertentu.

Beberapa keuntungan dari spesialisasi kerja adalah peningkatan produktivitas melalui repetisi dan fokus, pengembangan keahlian yang mendalam, efisiensi pelatihan karyawan, serta standarisasi proses dan hasil.

Tentu di samping keuntungan pasti ada kekurangan, beberapa potensi masalah dari spesialisasi kerja adalah kebosanan dan ketidakpuasan, menurunnya fleksibilitas dalam menghadapi perubahan, hingga kesulitan melihat hubungan pekerjaan dengan tujuan organisasi yang lebih besar.

Pada perusahaan modern sering dicari keseimbangan antara spesialisasi yang cukup untuk efisiensi, namun tetap memberikan variasi tugas yang memadai untuk mempertahankan motivasi karyawan.

2. Departementalisasi

Kedua yaitu departementalisasi merupakan proses pengelompokan pekerjaan dan aktivitas ke dalam unit-unit organisasi berdasarkan kesamaan tertentu. Inilah yang menjadi dasar struktur formal organisasi dan mempengaruhi bagaimana koordinasi dilakukan.

Ada beberapa bentuk dari departementalisasi yang umum di terapkan dalam sebuah organisasi atau perusahaan diantaranya adalah

Departementalisasi Fungsional: Pengelompokan berdasarkan fungsi atau keahlian (seperti pemasaran, keuangan, produksi, SDM). Model ini efisien secara ekonomi, namun bisa menciptakan "silo" yang menghambat koordinasi antar departemen.

Departementalisasi Produk/Layanan: Pengelompokan berdasarkan produk atau layanan yang dihasilkan. Sangat efektif untuk organisasi yang memiliki berbagai lini produk yang berbeda secara signifikan.

Departementalisasi Geografis: Pengelompokan berdasarkan wilayah geografis, memungkinkan adaptasi terhadap kebutuhan regional yang berbeda.

Departementalisasi Pelanggan: Pengelompokan berdasarkan jenis pelanggan yang dilayani, memfasilitasi pemahaman mendalam tentang kebutuhan spesifik segmen pasar.

Departementalisasi Proses: Pengelompokan berdasarkan tahapan dalam proses produksi, cocok untuk industri manufaktur atau pengolahan.

Departementalisasi Matriks: Kombinasi dari dua atau lebih bentuk departementalisasi, akan menciptakan struktur kompleks namun fleksibel.

Untuk membuat struktur yang efektif departementalisasi harus diselaraskan dengan strategi dan kebutuhan organisasi, mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran, teknologi, hingga lingkungan eksternal.

3. Rantai Komando

Rantai komando adalah garis otoritas yang membentang dari tingkat atas organisasi hingga tingkat terendah, menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Konsep ini menjadi fondasi dari hierarki organisasi dan memperjelas jalur akuntabilitas.

Suatu rantai komando yang jelas akan memastikan kejelasan pemberian instruksi, mencegah konflik otoritas, memfasilitasi komunikasi formal dan menetapkan penyelesaian masalah yang terstruktur.

Dalam lingkungan bisnis saat ini, banyak organisasi mengadopsi pendekatan yang lebih fleksibel terhadap rantai komando, memungkinkan komunikasi lintas fungsional dan kolaborasi yang lebih dinamis sambil tetap mempertahankan garis akuntabilitas yang jelas.

4. Rantai Kendali (Span of Control)

Setalah rantai komando ada rantai kendali, merujuk pada jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang manajer. Nah, ranti kendali ini dapat diklasifikasikan ke dalam kedua kelompok berdasarkan jumlah bawahan yang dimiliki.

Pertama rantai kendali sempit berisi 3-7 bawahan, rantai ini memiliki karakteristik pengawasan lebih intensif, komunikasi lebih cepat, koordinasi lebih mudah dan menciptakan struktur organisasi yang lebih tinggi dengan banyak level hierarki.

Kemudian dengan jumlah bawahan lebih dari 8 dikenal dengan rantai kendali luas, karakteristiknya adalah mendorong pengembangan karyawan, mengurangi biaya operasional, mempercepat pengambilan keputusan dan menciptakan struktur organisasi yang lebih datar.

Lalu faktor-faktor yang mempengaruhi rentang kendali optimal meliputi kompleksitas pekerjaan, kesamaan fungsi, tingkat keterampilan karyawan, dan preferensi gaya manajemen.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Yang kelima ada Sentralisasi dan desentralisasi, mengacu pada sejauh mana kekuasaan pengambilan keputusan terkonsentrasi atau tersebar dalam organisasi.

Perbedaan dari kedua konsep ini yaitu sentralisasi terjadi ketika pengambilan keputusan terkonsentrasi pada tingkat atas organisasi. hal ini dilakukan untuk memastikan konsistensi kebijakan, memfasilitasi koordinasi dan kontrol, dan mendukung perencanaan strategis eksekutif senior.

Sementara itu desentralisasi terjadi ketika wewenang pengambilan keputusan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah. Hal ini memungkinkan peningkatan respon terhadap kondisi lokal, meningkatkan motivasi dan inisiatif karyawan serta mempercepat proses pengambilan keputusan.

6. Formalisasi

Kemudian elemen kunci yang terakhir adalah Formalisasi, merupakan tingkat standardisasi pekerjaan dalam organisasi, diukur berdasarkan sejauh mana aturan, prosedur, dan dokumentasi tertulis dapat mengatur perilaku karyawan.

Untuk setiap tingkat formalisasi memiliki kelebihan masing-masing sepeti pada tingkat formalisasi tinggi, tingkat ini memastikan konsistensi dalam output dan kualitas, mengurangi ambiguitas peran, memfasilitasi pelatihan karyawan baru, serta mendukung kepatuhan regulasi dan manajemen risiko.

Sementara pada tingkat formalisasi rendah mendorong kreativitas dan inovasi, peningkatan fleksibilitas dalam merespons, peningkatan kepuasan kerja untuk profesional, memfasilitasi adaptasi terhadap perubahan lingkungan.

Nah untuk memilih tingkat mana formalisasi yang optimal bergantung pada faktor-faktor seperti ukuran organisasi, kompleksitas tugas, budaya organisasi, serta tuntutan lingkungan eksternal.

Struktur Organisasi Mekanistik vs Organik

Untuk pembahasan selanjutnya mari kita bahas dua model yang menjadi spektrum struktur organisasi yakni mekanistik dan organik . Masing-masing memiliki karakteristik dan kondisi penerapan yang berbeda.

1. Struktur Mekanistik

Pertama struktur mekanistik, atau juga dikenal sebagai struktur birokrasi, dirancang untuk mencapai efisiensi dan stabilitas melalui aturan dan prosedur yang terdefinisi dengan jelas.

Karakteristik dari struktur ini adalah spesialisasi tinggi, formalisasi tinggi, hierarki yang jelas, sentralisasi, komunikasi vertikal dan deskripsi pekerjaan yang jelas.

Struktur mekanistik bekerja paling baik dalam lingkungan yang stabil dan dapat diprediksi, di mana efisiensi dan konsistensi adalah prioritas utama, seperti industri manufaktur tradisional, lembaga keuangan besar, atau agensi pemerintah.

2. Struktur Organik

Di sisi lain struktur organik, juga disebut struktur adaptif, dirancang untuk fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan cepat.

Karakteristik dari struktur ini adalah Spesialisasi rendah, formalisasi rendah, hierarki datar, desentralisasi, komunikasi lateral dan deskripsi pekerjaan yang fleksibel.

Struktur organik lebih efektif dalam lingkungan yang dinamis dan kompetitif, di mana inovasi dan adaptabilitas sangat penting, seperti industri teknologi, perusahaan startup, atau organisasi kreatif.

3. Kontinum Struktural

Penting untuk dipahami bahwa kebanyakan organisasi tidak sepenuhnya mekanistik atau sepenuhnya organik, mereka berada di sepanjang kontinum dan mungkin menerapkan elemen dari kedua pendekatan di berbagai bagian organisasi.

Misalnya, departemen R&D mungkin menggunakan struktur organik untuk mendorong inovasi, sementara departemen manufaktur mungkin mengadopsi struktur mekanistik untuk memastikan kualitas dan efisiensi.

Kunci keberhasilan adalah menyelaraskan struktur dengan kebutuhan dan tujuan spesifik dari masing-masing unit bisnis, sambil mempertahankan integrasi yang memadai di seluruh organisasi.

Struktur Organisasi Tradisional

Struktur organisasi tradisional telah berkembang selama bertahun-tahun sebagai respons terhadap kebutuhan bisnis yang berbeda. Setiap jenis memiliki karakteristik, kekuatan, dan keterbatasan tersendiri. Berikut adalah beberapa struktur tradisional yang umum dipakai :

1. Struktur Sederhana

Struktur sederhana, sering dijumpai pada usaha kecil dan startup, ditandai dengan pembagian kerja yang minimal, hierarki manajemen yang rendah, dan wewenang keputusan yang terkonsentrasi pada pemilik-manajer.

Karakter dari struktur ini adalah sentralisasi tinggi, sedikit diferensiasi, formalitas rendah, fleksibilitas dan kemampuan adaptasi tinggi, serta koordinasi yang dilakukan adalah melalui pengawasan langsung.

Sementara kekuatan dari simple struktur adalah cepat dalam pengambilan keputusan  implementasi, fleksibel dan responsif, tanggung jawab jelas, dan biaya operasional rendah.

Disisi lain keterbatasan struktur ini adalah sengat bergantung pada kemampuan pendiri, sulit dipertahankan ketika organisasi tumbuh, beresiko kelebihan beban untuk pengambil keputusan tunggal, dan tidak sesuai untuk kegiatan yang kompleks dan beragam.

Struktur sederhana bekerja paling baik untuk bisnis kecil dengan lini produk terbatas yang beroperasi dalam lingkungan yang relatif sederhana dan dinamis.

2. Struktur Fungsional

Kedua struktur fungsional, mengelompokkan karyawan berdasarkan keahlian dan area fungsional mereka seperti keuangan, pemasaran, operasi, dan sumber daya manusia. Ini adalah evolusi alami dari struktur sederhana ketika organisasi tumbuh.

Karakteristik struktur fungsional adalah departementalisasi berdasarkan fungsi, hierarki yang jelas, spesialisasi tinggi, komunikasi formal sesuai rantai komando, pengambilan keputusan biasanya terpusat.

Kelebihan struktur ini adalah pengembangan keahlian yang mendalam, jalur karir yang jelas, alokasi sumber daya yang optimal, cocok untuk organisasi dengan produk atau layanan tunggal.

Sementara kekurangannya yakni dapat menciptakan “silo” yang menghambat koordinasi, pengambilan keputusan lintas fungsi mungkin lambat, kurang responsif terhadap kebutuhan pelanggan, dapat menjadi tidak praktis saat diversifikasi produk mengikat.

Struktur fungsional bekerja paling baik untuk organisasi menengah dengan portofolio produk yang relatif homogen yang beroperasi dalam lingkungan yang stabil.

3. Struktur Divisional

Ketiga Struktur divisional mengelompokkan unit organisasi berdasarkan outputnya, seperti pengelompokan berdasarkan lini produk, wilayah geografis, atau segmen pelanggan. Setiap divisi beroperasi seperti bisnis semi-otonom dengan fungsi-fungsi penting sendiri.

Kekuatan dari struktur ini adalah fokus pada produk atau pasar tertentu sehingga responsif pada kebutuhan pelanggan, akuntabilitas jelas, keputusan lebih cepat karena desentralisasi, koordinasi lebih baik dan, memberikan pengalaman manajemen umum untuk eksekutif divisi.

Keterbatasan dari struktur ini antara lain duplikasi sumber daya, kompetisi internal, koordinasi antar divisi menantang, mungkin mengorbankan efisiensi untuk fleksibilitas, dan kesulitan dalam mempertahankan standar kualitas.

Struktur divisional cocok untuk organisasi besar dengan diversifikasi produk/pasar yang signifikan, terutama ketika responsif terhadap perbedaan pasar atau adaptasi produk lokal sangat penting.

4. Struktur Matriks

Struktur matriks adalah bentuk hibrida yang menggabungkan dimensi fungsional dan divisional, menciptakan pelaporan ganda di mana karyawan melapor kepada manajer fungsional dan manajer proyek/produk.

Struktur matriks ini sendiri dibagai menjadi 3 jenis yakni matriks lemah, seimbang dan kuat. Jenis-jenis struktur matriks ini mencerminkan otoritas dominan yang dimiliki manajer, lemah dominan manajer fungsional dan tinggi dominan pada manajer proyek/produk.

Sementara itu beberapa karakteristik dari struktur ini antara lain struktur dual-reporting, berbagai kekuasaan dan wewenang fungsional dan divisional, komunikasi formal lateral dan vertikal, pengambilan keputusan bersama, tim lintas fungsi.

Kemudian kekuatan dari struktur ini adalah penggunaan sumber daya efisien, fleksibilitas dan responsif, berbagi pengetahuan dan keahlian, keseimbangan antara pertimbangan teknis dan produk/pelanggan, pengembangan keterampilan manajerial dalam negosiasi.

Keterbatasan dari struktur ini adalah kompleksitas dalam pelaporan, potensi konflik antar manajer, kebutuhan akan keterampilan interpersonal, banyak waktu tersita untuk koordinasi dan pertemuan, kebingungan di karyawan tentang prioritas dan loyalitas.

Struktur matriks paling sesuai ketika terdapat tekanan eksternal dari beberapa sumber, sumber daya perlu di bagi secara efisien di seluruh produk/proyek, dan dua atau lebih output memiliki tingkat prioritas yang setara.